سازمان‌های بسیاری برای افزایش بهره وری و کاهش هزینه‌ها به سیستم خودکار در محل کار روی آورده‌اند. بسیاری از این سازمان‌ها از مزایای برخی برنامه‌ها یا نرم افزارهایی که یک یا چند کار اداری را خودکار انجام می‌دهند آگاه هستند. آنها به خوبی از مزایای اتوماسیون مطلع هستند. اما تنها این آگاهی بدان معنا نیست که سازمان به اتوماسیون دست یافته است. اتوماسیون در مقیاس کامل تنها از طریق بهره مندی از یک نرم افزار قدرتمند و پیاده سازی سیستم اداری به کمک آن، محقق می‌شود.
در این مقاله بررسی می‌کنیم که استفاده از نرم‌افزارها برای سازمان ها و موسسات خیریه را مورد بحث قرار دهیم. سپس، فرآیند استفاده را بررسی خواهیم کرد و برخی از ویژگی های مهمی که باید یک سیستم نرم افزاری خوب دارا باشد را مورد مطالعه قرار خواهیم داد. با ایران مهر همراه باشید.
سیستم های نرم افزاری را بهتر بشناسیم
همان‌طور که از اسم آن پیداست، سیستم‌های نرم افزاری مجموعه‌ای از نرم افزارهایی است که با توجه به نیاز های یک سازمان طراحی شده تا امور مختلف آن سازمان به نحو بهینه‌تری اجرا شود. در این سیستم‌ها انتقال داده‌ها را به شیوه‌ای ممکن می‌سازد که فاقد منابع انسانی است. اتوماسیون اداری با ساده سازی فرایندهایی مانند حسابداری، مدیریت داده‌ها، آموزش، مدیریت امکانات و کارهای مختلف اداری، مسائل مختلف را سازمان می‌دهد.
سیستم اتوماسیون اداری با استفاده از نرم‌افزارها، نیاز به کاغدبازی‌ها را رفع می‌نماید. به عنوان مثال، کلیه مکاتبات میان سازمان و مشتری در سیستم مدیریت اسناد و با استفاده از نرم افزارها انجام می‌شود. این فرآیند به سبز شدن سازمان منجر می‌شود و سازمان را به سازمان دوست‌دار محیط زیست تبدیل می‌کند. نرم افزارها ابزاری قدرتمند هستند که می‌توانند برای از بین بردن فرایندهای دستی، شناسایی گردش کار ناکارآمد و تسهیل تصمیم گیری آگاهانه مورد استفاده قرار گیرند.
مزایای سیستم های نرم افزاری و بهره مندی از اتوماسیون
استفاده از نرم افزارها به منظور اتوماسیون اداری مزایای گسترده‌ای را به سازمان‌ها ارائه می دهد. این مزایا شامل موارد زیر است:
- دقت بهبود یافته
- کاهش هزینه ها
- کاهش زمان و منابع
- ذخیره و مدیریت داده ها
- دسترسی به داده‌ها و تصمیمات آگاهانه‌تر
- بهبود فرآیند کسب و کار
دقت بهبود یافته
کاهش هزینه ها
با اتوماسیون فرآیندهای پیچیده تجارت، سازمان‌ها نیازی به سرمایه‌گذاری در استخدام منابع انسانی برای این‌امور ندارند. در نتیجه، هزینه‌های عملیاتی کمتر می‌شود. در حالی که بهره وری و حاشیه سود به طور قابل توجهی افزایش می‌یابد.
کاهش زمان و منابع
از طریق اتوماسیون، سازمان‌ها می‌توانند با صرف زمان و منابع کمتر به نتایج بیشتری برسند. با حذف فرایندهای طاقت فرسا و وقت‌گیر، کارمندان می‌توانند وقت خود را صرف کارهای بزرگتر کنند. به عنوان مثال، می‌توان مزایای کار بدون کاغذ را دوباره بررسی کرد. کارمندان نرم افزار اتوماسیون اداری نیازی به صرف زمان کافی برای جمع آوری اسناد مهم و وارد کردن این اطلاعات نیستند. سیستم این کار را برای آنها انجام خواهد داد. در حقیقت، 78٪ رهبران پیش بینی می‌کنند که اتوماسیون می‌تواند 3 ساعت از وقت کارمند را آزاد کند.
ذخیره و مدیریت داده‌ها
بهره مندی از یک سیستم کامپیوتری مناسب ذخیره داده‌ها را ساده می‌کنند. این امر در حالی است که به سازمان‌ها امکان نظارت و کنترل داده‌ها از طریق سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی را می‌دهند. ویژگی‌های مشترک شامل مواردی مانند مدیریت وظیفه و سیستم‌های یادآوری ، و همچنین دسترسی آسان سهامداران اصلی به اطلاعات است.
دسترسی به داده‌ها و تصمیمات آگاهانه‌تر
سیستم های نرم افزاری جدید به سازمان‌ها این امکان را می‌دهد تا به مجموعه داده‌ها، گزارش‌ها و تجزیه و تحلیل‌های بزرگ دسترسی داشته باشند. دسترسی به داده‌ها تصمیمات آگاهانه‌تری را نیز به دنبال دارد. علاوه بر همه‌ی این‌ها، سازمان‌ها می‌توانند با تجزیه و تحلیل داده‌ها و شاخص‌های کلیدی، بهبود پیشبرد پروژه‌های خود را شاهد باشند و برای رفع تنگناها و سایر ناکارآمدی‌ها در وقت مغتنم اقدام نمایند.
به عنوان مثال، یک موسسه خیریه با بهره مندی از یک نرم افزار خیریه مناسب و قدرتمند، می‌تواند با آنالیز و مدیریت بهتر داده‌ها و فعالیت‌های مختلف، فعالیت خودش را بهبود دهد. همچنین یک موسسه اداری، با استفاده از یک نرم افزار سفارشی که بر اساس نیاز های آن موسسه تولید شده باشد، می‌تواند درصد دقت کارهای خود را تا حد زیادی افزایش داده و به سمت رشد و ترقی حرکت کند.
از طریق بهبود فرآیند کسب و کار، عملکرد سازمان‌ها نیز بهبود می‌یابد. کیفیت محصولات یا خدمات ارتقا یافته و سطح کیفی بالاتری را برای خدمات بعدی تضمین می‌نماید.
